Tầm quan trọng của các SOP đằng sau thành công của tổ chức là gì? | YRC

Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) trong một từ có thể được coi là hoa tiêu của tổ chức của bạn. SOP đề cập đến một bộ hướng dẫn được tuân theo bởi mọi tổ chức để vận hành; từ quản trị đến tài chính, cơ sở đến hoạt động, bạn có thể tạo ra một SOP cho mọi chức năng kinh doanh. Tại sao? Hãy để chúng tôi kiểm tra.

Đào tạo dễ dàng cho nhân viên

Khi chúng tôi nói về đào tạo nhân viên, chúng tôi phải phục vụ cho việc đào tạo sản phẩm và quy trình đào tạo nhân viên mới và cũng sắp xếp đào tạo lại cho nhân viên hiện tại hoặc nhân viên đang làm việc kém. Bây giờ một câu hỏi có thể nảy sinh trong tâm trí của bạn; một huấn luyện viên sẽ cung cấp đào tạo sau đó tầm quan trọng của một SOP là gì?

SOP rất quan trọng vì chúng ta có thể nhớ những gì được nói nhiều nhất trong 10 phút. Hơn nữa, nếu mọi người yên tâm về một tài liệu bằng văn bản thì họ có thể tập trung nhiều hơn vào những gì được dạy hơn là bận rộn viết nguệch ngoạc. Nếu bạn muốn đảm bảo cơ chế đào tạo bằng chứng lừa đảo tham gia một nhà tư vấn có thể cung cấp cho bạn đào tạo về vấn đề này.

Cấu trúc để tuân thủ một thói quen hàng ngày

Một bài viết được viết tốt chứa biểu diễn sơ đồ dưới dạng sơ đồ, hình minh họa chú thích, bản đồ và biểu đồ.

Điều này giúp nhân viên thực hiện công việc hàng ngày một cách hiệu quả vì bất cứ khi nào họ gặp phải vấn đề họ có thể tham khảo các sơ đồ này theo quy trình chính xác. Để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, hãy lấy một bản in ra và ghim nó trước bàn làm việc của họ.

Hơn nữa, một SOP mang lại khả năng dự đoán trong công việc của họ. Họ có thể cải thiện kỹ năng của mình trên từng nhiệm vụ, từ đó cải thiện hiệu suất của họ.

Quy trình kiểm tra chất lượng

Mỗi khách hàng có một mức độ mong đợi nhất định từ hàng hóa hoặc dịch vụ mà anh ta đang trả tiền.

Nếu có một SOP tại chỗ, bạn có thể thuê một nhóm chất lượng để kiểm tra xem chất lượng hàng hóa và dịch vụ có ngang bằng hay không, theo các hướng dẫn được đề cập trong SOP.

Bằng cách tuân theo các quy tắc thường xuyên và với các lỗi phản hồi hiệu quả chắc chắn sẽ giảm. Điều này không chỉ đảm bảo nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn ngăn ngừa sự trùng lặp trong công việc. Bởi vì nếu có các biến thể thì cần phải làm lại, đó là cả hai lần để tiêu thụ và tốn nhiều chi phí.

Thực hiện đánh giá hiệu suất minh bạch

Sử dụng các SOP bạn có thể đóng khung các Chỉ số hiệu suất chính (KPIs) cho nhân viên của mình. Một bản mô tả công việc nên xoay quanh SOP vì Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) chứa các con trỏ chính liên quan đến công việc phải hoàn thành.

Khi năng suất của một nhân viên được đánh giá dựa trên cơ sở của SOP đã được cung cấp cho anh ta / cô ta, xác suất đánh giá hiệu suất không thiên vị cao hơn nhiều.

Cần một cái nhìn tốt hơn về cách bạn có thể liên kết SOP với đánh giá hiệu suất? Nhận trợ giúp từ một chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm trong việc đóng khung SOPS và thực hiện tương tự.

Tái tạo liền mạch của quá trình

Khi bạn đang mở rộng kinh doanh trên khắp các địa điểm, bạn cần thông báo sứ mệnh và tầm nhìn của mình cho từng nhân viên tại các địa điểm này; đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng

Khi bạn đóng khung một SOP, đó không chỉ là hướng dẫn để thực hiện công việc mà là một tài liệu nói về kỳ vọng của bạn từ nhân viên, sứ mệnh và tầm nhìn của bạn về doanh nghiệp.

Vì vậy, SOP giúp mọi chi nhánh hoạt động theo cùng một cách, cung cấp cùng một chất lượng dịch vụ cho khách hàng của bạn. Nó cũng dễ dàng hơn để theo dõi hiệu suất của từng chi nhánh dựa trên sự tuân thủ của họ đối với SOP.

Phân công nhanh

Bạn đang nghỉ phép vì một số khẩn cấp? Bất cứ ai cũng có thể đóng vai trò là một bản sao lưu nếu bạn có sẵn một SOP. Theo sơ đồ quy trình và các hướng dẫn được đề cập trong SOP, bất kỳ công việc nào cũng có thể được thực hiện ngay lần đầu tiên, với rất ít khả năng xảy ra lỗi.

Nhưng không phải tất cả các doanh nghiệp đều được hưởng lợi từ một loại tương tự của SOP. Nó phụ thuộc vào những người sẽ sử dụng SOP, vào chủ doanh nghiệp và các yêu cầu của khách hàng. Một số mẹo có thể giúp bạn có được SOP tốt nhất cho tổ chức / nhóm của bạn.

• Thu thập VOC của khách hàng (Tiếng nói của khách hàng) - Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng xoay quanh sự mong đợi của khách hàng và do đó, một SOP nên có các hướng dẫn tuân thủ VOC của khách hàng.

• Cập nhật thường xuyên- Thay đổi là điều duy nhất trong cuộc sống; chủ đề này không khác khi chúng ta nói về doanh nghiệp và kỳ vọng của khách hàng. Vì vậy, nắm bắt VOC của khách hàng thường xuyên (thông qua các cuộc gọi và khảo sát) và cập nhật SOP dựa trên cùng.

• Đảm bảo tuân thủ - Theo tâm lý thông thường của con người, chúng tôi luôn không muốn tuân theo các nguyên tắc, quy tắc và quy định. Vì vậy, ngay từ đầu, bạn có thể phải đối mặt với những thách thức trong việc khiến nhóm của bạn tuân theo SOP. Giữ một chiếc đồng hồ và chắc chắn rằng SOP được tuân thủ nghiêm ngặt.

Vì vậy, liệu có nên nâng cao trình độ của các nhà cung cấp, đảm bảo xử lý hiệu quả, lưu trữ và phát hành nguyên liệu thô và an toàn cho hoạt động sản xuất, bất cứ yêu cầu nào của bạn, sử dụng một biện pháp xử lý. Tham gia một tư vấn, người có thể đóng khung một SOP, truyền bá nhận thức của các thành viên trong nhóm của bạn và cho phép mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và khách hàng của bạn.

Để đọc thêm các chủ đề liên quan đến vấn đề này, nhấp vào đây: 4 Lợi ích của việc tích hợp ERP với SOP | YRC, Làm thế nào các SOP sẽ giúp mở rộng kinh doanh nhượng quyền thương mại? | YRC, Làm thế nào các SOP sẽ có lợi cho thương hiệu bán buôn mạo hiểm vào bán lẻ | YRC, 05 lý do tại sao bạn phải phát triển SOP cho các cửa hàng bán lẻ | YRC, 5 lý do để phát triển SOP cho nhà hàng - Phần II | YRC

Để đọc thêm các chủ đề liên quan đến quản lý kinh doanh của Nhật Bản, Nhật ký và các chương trình nhượng quyền thương mại trực tuyến, giới thiệu: YRC Blogs.

Được xuất bản lần đầu tại www.yourretailcoach.in vào ngày 6 tháng 11 năm 2017.