Chạy tất cả

Một ngày khác, tôi đã tham dự một sự kiện đưa tôi qua gam màu của cảm xúc. Tôi được giáo dục, truyền cảm hứng, thích thú, cảm động và tràn đầy năng lượng. Có những khoảnh khắc tôi thực sự cảm thấy ớn lạnh xương sống. Khi nó kết thúc, tôi muốn đi những tòa nhà cao tầng trong một ràng buộc duy nhất.

Đây không phải là một bộ phim siêu anh hùng hay một sự kiện thể thao. Đó là Town Square, đội ngũ hai tuần một lần tại Square.

Square chạy một trong những tay tốt nhất mà tôi đã từng thấy. Nó là một sản phẩm bậc thầy (không có danh từ nào khác mô tả rõ hơn về nó) rằng, cho đến ngày nay (~ 2000 người), đúng với con người chúng ta là một công ty.

Tôi nhớ trải nghiệm Town Square của mình và được truyền cảm hứng để viết bài này khi nhận được email sau từ CEO của một công ty Series A với hai mươi lăm người.

Này Gokul,

Muốn nhận phản hồi của bạn về một cái gì đó. Chúng tôi có một buổi chiều thứ sáu hàng tuần tất cả các tay, nơi chúng tôi ngồi xung quanh, trò chuyện về công cụ và uống bia. Mọi người dường như rất thích nó, nhưng tôi tự hỏi - chúng ta có thể sử dụng giờ này một cách khôn ngoan hơn không? Rất thích suy nghĩ của bạn.

Cảm ơn

Vâng, có một cách tốt hơn đáng kể để công ty dành một giờ mỗi chiều thứ Sáu hơn là ngồi uống bia. Đơn giản chỉ cần đặt, bắt đầu chạy một All-Hands chính thức. Đây là lý do tại sao và như thế nào.

Tại sao?

Một tay tất cả làm ba việc. Nó tôn vinh con người và thành tựu; nó thúc đẩy sự liên kết xung quanh nhiệm vụ, chiến lược và ưu tiên; và cuối cùng, nó cung cấp một diễn đàn để hỏi và trả lời các câu hỏi. Đây là tất cả những điều bạn, với tư cách là một nhà lãnh đạo, cần phải làm liên tục và All-Hands cung cấp một diễn đàn tuyệt vời để thực hiện những điều này trên cơ sở liên tục.

Một All-Hands tốt sẽ hoàn thành tốt ít nhất hai trong số ba mục tiêu này. Một người tuyệt vời sẽ đánh bật cả ba người ra khỏi công viên. Sau một All-Hands tuyệt vời, mọi người tham dự đều cảm thấy được tiếp thêm sinh lực (khía cạnh ăn mừng), được trao quyền (phần căn chỉnh) và được giáo dục (phần Hỏi & Đáp).

Đôi bàn tay đầu tiên của bạn

Tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng với tư cách là một giám đốc điều hành hoặc lãnh đạo, bạn nên điều hành All-Hands chính thức đầu tiên ngay khi công ty hoặc nhóm của bạn ngừng lắp vào một phòng duy nhất. Ngay khi bạn không thể xoay quanh ghế và ăn mừng, giao tiếp và trò chuyện với toàn đội, hãy tổ chức All-Hands đầu tiên của bạn.

Thời gian

Mọi người đều có quan điểm riêng về tần suất All-Hands nên được chạy. Ở đây, mỏ của tôi: công ty All-Hands nên được điều hành hàng tuần, cho đến khi công ty có tới vài (~ năm) trăm người. Sau thời điểm đó, việc có hàng trăm người cùng nhau trong một giờ cộng với mỗi tuần có thể là một sự tiêu hao lớn về năng suất mà không có nội dung giáo dục và hấp dẫn để thu hút người tham dự. Tôi đặc biệt khuyên bạn nên chuyển nó sang nhịp hai tuần một lần vào thời điểm đó.

Các buổi chiều thứ sáu làm việc thực sự tốt cho công ty All-Hands, miễn là công ty chỉ ở một địa điểm. Nó hồi cuối tuần, một thời điểm hoàn hảo để suy ngẫm về những gì đã xảy ra trong năm ngày qua và đi vào cuối tuần đầy phấn khích về tuần tới.

Khi các công ty đa dạng hóa về mặt địa lý, việc tìm kiếm thời điểm mà mọi người trong công ty tham dự sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều. Tôi đã thấy các công ty toàn cầu thực hiện All-Hands vào các buổi sáng thứ ba, thứ năm giữa ngày và mỗi ngày / thời gian ở giữa. Điều quan trọng là đảm bảo nó thuận tiện cho hầu hết mọi người. Bạn có thể sẽ không bao giờ có thể có được một thời gian mà lý tưởng cho mọi người trong mọi địa lý, đặc biệt là nếu tất cả các châu Mỹ, châu Âu và châu Á đều tham gia.

Thời gian, phần deux

Trong các công ty lớn hơn, không chỉ có một All-Hands. Mỗi nhóm, bộ phận hoặc đơn vị sản phẩm / doanh nghiệp nên điều hành All-Hands của riêng mình, với nhịp điệu khác biệt so với All-Hands của công ty. Lễ kỷ niệm, giao tiếp và hỏi đáp cũng quan trọng ở cấp độ phân chia như ở cấp độ công ty.

Ở cấp độ phân chia hoặc nhóm, nhịp hàng tháng hoặc hàng quý cho All-Hands là lý tưởng, vì các mục tiêu được (phần lớn) được đặt hàng quý. All-Hands cung cấp một thiết lập tuyệt vời để xem xét các mục tiêu trong quý trước và hướng tới quý tiếp theo. Cũng giống như công ty All-Hands, nhóm All-Hands nên được đặt cách xa nhau khi nhóm mở rộng quy mô. Các nhóm có kích thước hơn 100, có thể sẽ có nhịp All-Hands hàng quý và nó hoạt động hoàn hảo, đặc biệt là sự bổ sung cho nhịp điệu đều đặn hơn của công ty All-Hands.

Người nào

All-Hands là đủ quan trọng (xem tại sao Tại sao? Tập ở trên) rằng nhóm lãnh đạo cho công ty / nhóm cần tham gia sâu vào việc quản lý nội dung cho mọi All-Hands. Khi phác thảo cho All-Hands được thiết lập (có thể sẽ thực hiện vài lần lặp lại), trách nhiệm điều hành All-Hands sẽ xoay vòng giữa các thành viên của nhóm lãnh đạo. Nói cách khác, mỗi tuần, một giám đốc điều hành (nhân viên lãnh đạo ở cấp độ nhóm hoặc công ty) nên sở hữu nội dung cho tuần đó All All Hands.

Đây là một chiến thắng-thắng-thắng thực sự. Đó là một kinh nghiệm tuyệt vời (vui vẻ, học hỏi) cho người điều hành để điều hành All-Hands; Thật tuyệt vời cho công ty khi thấy giám đốc điều hành nó; và nó ngăn All-Hands trở nên quá công thức hoặc nhàm chán, vì mỗi giám đốc điều hành đều đặt dấu ấn đặc biệt của riêng họ vào nội dung, trong khi vẫn ở trong giới hạn của phác thảo.

Đề cương

Một tay tốt giống như một vở kịch với cấu trúc ba hành động. Bạn có thể sắp xếp các hành vi khác với thứ tự được đề xuất của tôi bên dưới, nhưng bạn nên đảm bảo rằng tất cả các Bàn tay đều bao gồm các vật phẩm trong mỗi ba thùng được liệt kê bên dưới.

Xô 1: Kỷ niệm con người và thành tựu (15% thời gian)

Quảng cáo CFO, Sarah Friar, có một cụm từ cực kỳ đơn giản và có thể áp dụng phổ biến: People First. Hầu như bất cứ điều gì liên quan đến một nhóm người tại bất kỳ công ty nào - bao gồm All-Hands - nên bắt đầu bằng việc đặt People lên hàng đầu. Tin tốt là tất cả các thành tựu đều là Người đầu tiên - vì vậy để ăn mừng một thành tựu là để tôn vinh những người đã hoàn thành nó.

Dưới đây là một vài cách hiệu quả để tôn vinh mọi người và thành tựu.

a. Tuyển dụng mới: hiển thị hình ảnh của mỗi người thuê mới trên màn hình lớn và chào mừng họ đến với công ty. Mặc dù bạn còn nhỏ (tức là ít hơn 5 người mới thuê mỗi tay), bạn thậm chí có thể đưa họ ra trước mặt mọi người để nói về lý lịch của họ, tại sao họ gia nhập công ty của bạn, điều họ phấn khích nhất ở công ty hoặc nhóm của bạn và lý tưởng, một cái gì đó phù hợp với văn hóa của bạn. Khi bạn trở nên lớn hơn, bạn có thể đưa tất cả chúng ra phía trước cùng một lúc, hoặc để chúng đứng dậy để vỗ tay. Tại một số điểm, nó dừng mở rộng.

b. Ngày kỷ niệm: Mọi người không nên bắt đầu tại các công ty (người bắt đầu của họ), họ có 1 năm, 2 năm và các ngày kỷ niệm khác. Cũng giống như lễ kỷ niệm thuê mới, bạn có thể thêm liên lạc cá nhân của riêng bạn vào lễ kỷ niệm.

c. Kudos: Bạn có một hệ thống khen ngợi ngang hàng hoặc kudos tại công ty của bạn? All-Hands là một diễn đàn tuyệt vời để giúp mọi người cung cấp danh hiệu trực tiếp trong thời gian thực (các công ty / nhóm nhỏ) hoặc để thừa nhận những người đã nhận được danh tiếng từ người khác. Giải thưởng thú vị có thể thêm vào tinh thần.

d. Giá trị: Bạn có thể có một bộ các giá trị tạo thành nền tảng cho văn hóa của bạn. (Nếu bạn chưa nói rõ chúng, hãy đọc bài viết tuyệt vời này của bạn tôi Yanda về việc tạo ra hiến pháp của nhóm bạn.) Tại All-Hands của bạn, làm thế nào về việc nhận ra những người thể hiện từng giá trị cốt lõi của bạn, với các ví dụ về cách họ thể hiện điều đó giá trị?

e. Thành tựu: Thành tựu nhóm / công ty hàng đầu mà bạn hào hứng nhất là gì? All-Hands của bạn là một diễn đàn tuyệt vời để kể lại tất cả những gì bạn đã hoàn thành trong tuần qua, hai tuần, tháng hoặc quý và để kỷ niệm các đội đã làm điều đó xảy ra. Để các đội đứng lên vỗ tay; đưa họ lên phía trước để cúi chào; hoặc thậm chí trao cho họ một giải thưởng tập thể (ví dụ: bữa tối với tư cách là một nhóm tại một nhà hàng tuyệt vời) nếu điều đó phù hợp với văn hóa công ty của bạn.

Nhóm 2: Liên kết lái xe xung quanh nhiệm vụ, chiến lược và ưu tiên (60%)

Bây giờ chúng tôi có tất cả khán giả phấn khích và náo nhiệt với các lễ kỷ niệm, chúng tôi có được thịt thực sự của All-Hands. Bạn nên đặt mục tiêu dành ít nhất hai phần ba tổng thời gian cho tác phẩm này. Có ba phần phụ ở đây - Why Why Why, chiến lược và sáng kiến ​​của bạn.

a. Bắt đầu với Why: Một trong những cuốn sách yêu thích của tôi là Bắt đầu với Why của Simon Sinek. Nó sử dụng rất nhiều ví dụ mạnh mẽ - từ anh em nhà Wright đến Apple Computer - để minh họa sức mạnh của mục đích, truyền cảm hứng cho mọi người bằng cách khiến họ tin vào những lý do tại sao về những gì họ đang làm. Đây là những gì bạn cần làm như một nhà lãnh đạo. Bắt đầu phần này bằng cách nói về mục đích của bạn với tư cách là một công ty, công ty của bạn, ra ra dereetre, cách bạn đang xây dựng sẽ làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn. Cách chính xác bạn làm sẽ phụ thuộc vào tính cách của bạn như một nhà lãnh đạo, phong cách giao tiếp và văn hóa của bạn, nhưng bạn cần làm những gì Antoine de Saint-Exupery đã nói trong một trong những câu trích dẫn hay nhất từ ​​trước đến nay: nếu bạn muốn đóng một con tàu, không đánh trống người để thu gom gỗ và không giao cho họ nhiệm vụ và công việc, mà là dạy họ khao khát sự bao la vô tận của biển.

Điều này rất quan trọng để nhắc nhở mọi người về việc Tại sao liên tục đứng sau công ty của bạn. Tin vui là vì bạn sẽ luân chuyển tổ chức All-Hands giữa các nhà lãnh đạo của mình, cách mỗi người trong số họ nói về Tại sao sẽ khác nhau (một số có thể sử dụng câu chuyện của khách hàng, một số sẽ sử dụng giai thoại cá nhân, v.v.), vì vậy bạn sẽ tránh trở nên lặp đi lặp lại.

b. Chiến lược: Có gần như nhiều cách nói về chiến lược như có các công ty. Tuy nhiên, cốt lõi của nó là mọi chiến lược tốt đều mô tả khát vọng chiến thắng của công ty hoặc đội của bạn, nơi bạn chơi và cách bạn sẽ giành chiến thắng (nghĩa là đạt được khát vọng chiến thắng của bạn). Hầu hết mọi người tại một công ty không thể mô tả bất kỳ điều nào ở trên. Lý do là các nhà lãnh đạo không nói rõ chiến lược của họ (Tôi đang làm từ thiện và cho rằng họ có chiến lược).

Cũng giống như các Why Why, nó rất cần thiết để liên tục nhắc nhở nhóm của bạn về chiến lược của bạn. Bạn không bao giờ có thể làm điều đó thường xuyên đủ. Nhưng nó cần phải rõ ràng và đáng nhớ. Sử dụng quy tắc ba - không quá ba mục họ cần nhớ.

Phần Chiến lược cũng là nơi bạn nên trình bày Số liệu cấp cao nhất, phần này cho thấy bạn đang làm như thế nào so với nguyện vọng chiến thắng của bạn. Rất nhiều công ty trình bày Metrics tại All-Hands mà không đóng khung chúng trong bối cảnh chiến lược. Điều này là tự đánh bại và không phục vụ mục đích nào khác ngoài việc gây nhầm lẫn cho đội.

c. Sáng kiến: Đây là nơi bạn có được các đồng thau. 2-3 sáng kiến ​​hàng đầu bạn muốn nêu bật tại All-Hands này là gì? Đây là lúc phán đoán của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo. Bạn cần những sáng kiến ​​phù hợp với chiến lược của mình, phù hợp (nghĩa là chúng là tâm trí hàng đầu của nhiều người) và đó là điều quan trọng (nghĩa là có ảnh hưởng). Quản lý các sáng kiến ​​cho All-Hands là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm với tư cách là một nhà lãnh đạo. Đừng nhầm lẫn, các sáng kiến ​​bạn nêu bật cho thấy những gì bạn quan tâm, tốt hơn hay tồi tệ hơn.

Nhưng điều thú vị là, bạn cũng có thể sử dụng All-Hands để điều khiển hành động.

Ví dụ: nếu độ tin cậy / thời gian hoạt động là vấn đề mà liên tục làm chậm công ty của bạn, bạn có thể yêu cầu kỹ sư trưởng của bạn cập nhật mọi All-Hands về cách các số liệu thích hợp đang có xu hướng và nhóm đang làm gì để giải quyết nó. Đoán xem cái gì? Đội ngũ kỹ thuật nhận ra rằng họ phải cập nhật mỗi tuần cho công ty. Họ bắt đầu tập trung vào vấn đề. Và bạn thấy rằng các số liệu bắt đầu xu hướng đúng hướng khá nhanh chóng.

Giữ số lượng sáng kiến ​​được trình bày thành hai, chỉ đến ba nếu thực sự cần thiết. Điều này cho phép bạn đi sâu (mười đến mười lăm phút) mỗi sáng kiến, thay vì bơ đậu phộng.

Và cuối cùng, hãy suy nghĩ cẩn thận về người trình bày. Đừng sử dụng All-Hands làm cơ hội cho các nhà lãnh đạo đang lên của bạn trình bày trước mặt các đồng nghiệp của họ. Làm hết sức mình để đảm bảo người thuyết trình rất đa dạng, theo mọi nghĩa của từ này (vai trò, dân tộc, giới tính, v.v.). Ai trình bày tại All-Hands đưa ra những tín hiệu tinh tế mà mọi người đều chú ý, có ý thức hay không.

Nhóm 3: Cung cấp diễn đàn để hỏi và trả lời câu hỏi (25%)

Một trong những sai lầm lớn nhất mà tôi thấy các nhà lãnh đạo (tự bao gồm) mắc phải là vô tình dành quá nhiều thời gian cho hai phần đầu tiên, với phần hỏi đáp cực kỳ vội vàng. Nó rất cần thiết để quản lý chặt chẽ thời gian dành cho mọi người và các nhiệm vụ / chiến lược, và để lại đủ thời gian ở cuối cho các câu hỏi.

Hãy nhớ rằng: mọi người sẽ không bỏ đi với cảm giác trọn vẹn - điều mà tôi có thể chứng thực từ vô số cuộc khảo sát sau All-Hands - nếu họ không cảm thấy họ có đủ thời gian để hỏi về tâm trí của họ.

Tôi muốn chia phần Hỏi & Đáp thành hai phần phụ:

a. Trả lời các câu hỏi được hỏi trước: Cung cấp một diễn đàn - lý tưởng thông qua một công cụ trực tuyến - để mọi người đặt câu hỏi trước All-Hands và để mọi người bỏ phiếu cho các câu hỏi họ muốn trả lời. Tại All-Hands, bạn (thực ra, không phải bạn, mà là người phù hợp nhất với chủ đề) trả lời năm câu hỏi hàng đầu nhận được nhiều phiếu bầu nhất (các câu hỏi khác phải được trả lời bằng văn bản trong công cụ và câu trả lời được gửi qua email cho nhóm). Google Moderator là một công cụ tuyệt vời để thu thập các câu hỏi và bỏ phiếu cho chúng, nhưng nó đã bị đóng. Có những lựa chọn thay thế cho nó, mặc dù.

b. Hỏi và trả lời: Đây đúng là thời gian mở mic, nơi bất kỳ ai có câu hỏi được đưa ra bởi cuộc thảo luận trước đó, đều có thể đến và đặt câu hỏi. Nó thực sự quan trọng để có thời gian cho ít nhất hai câu hỏi tự phát - từ kinh nghiệm, đây có thể là một số câu hỏi sâu sắc và khó hiểu nhất, và bạn muốn khuyến khích mọi người hỏi họ trong một diễn đàn mở. Một lần nữa, chuyển hướng câu hỏi đến đúng người để trả lời nó. Một số trong những câu hỏi này có thể khá phức tạp và khó trả lời khi đang trả lời, vì vậy một câu trả lời thuộc dạng mà tôi không biết, hãy để tôi xem xét và trả lời bạn trước . miễn là bạn giữ người đó (hoặc chính mình) có trách nhiệm thực sự theo dõi trước ngày đó.

Phần 4: Kết thúc

Đó là nó. Cảm ơn tất cả mọi người, và kết thúc quá trình tố tụng. Tại Square, chúng tôi có một truyền thống tuyệt vời về việc kết thúc Town Square bằng một video âm nhạc hoặc một video clip mà phù hợp cho dịp này (ví dụ: chúng tôi đã phát video clip Tôi có một Dream Dream ngay trước ngày MLK, v.v.). Một cái gì đó để xem xét.

Một lát sau

Sẽ trở nên tẻ nhạt khi thực hiện các cuộc khảo sát (không đề cập đến việc thực hiện chúng) mỗi tuần hoặc hai tuần, vì vậy tôi không khuyên bạn nên chạy các cuộc khảo sát sau sự kiện cho tất cả các công ty để đánh giá mức độ hài lòng. Số liệu tốt nhất để đánh giá hạnh phúc với sự kiện này là Tập đoàn. Mọi người nói bằng chân. Nếu họ chọn ở lại bàn làm việc hoặc về nhà thay vì tham dự All-Hands của bạn, và số người tham dự giảm dần nhưng rõ ràng mỗi tuần, bạn biết nội dung không được nhấp và bạn cần xoay vòng và khiến nó hấp dẫn hơn.

Đối với All-Hands hàng quý hoặc hàng tháng (cấp độ nhóm), nó hoàn toàn là một cách thực hành tốt nhất để thực hiện một cuộc khảo sát ẩn danh yêu cầu khán giả đánh giá sự kiện cũng như trường bình luận kết thúc mở về cách nó có thể tốt hơn. Và, giống như mọi thứ khác, nếu bạn thực sự hành động dựa trên các bình luận, thì bạn không nên yêu cầu họ.

Đừng quên

Vui lòng cung cấp đầy đủ thực phẩm (và đồ uống) tại All-Hands. Nuôi dưỡng nhân viên của bạn là chìa khóa, đặc biệt là All-Hands được tổ chức vào thứ Sáu. Thứ sáu All-Hands là những gì đứng giữa người của bạn và cuối tuần của họ, và có thức ăn tại các sự kiện này đi một chặng đường dài hướng tới tăng mức độ hạnh phúc tổng thể.

Cảm ơn bạn

All-Hands có thể là những động lực vô cùng mạnh mẽ về văn hóa, chiến lược và hiệu suất. Bạn muốn đảm bảo của bạn được thực hiện đúng và làm tốt. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này - Tôi hy vọng nó sẽ giúp bạn tổ chức All-Hands tiếp theo (hoặc đầu tiên của bạn!). Xin vui lòng cho tôi biết trong các ý kiến, bất kỳ ý tưởng, đề xuất hoặc thực tiễn tốt nhất tôi có thể kết hợp vào bài viết này để làm cho nó tốt hơn.